Od 1 stycznia 2026 r. wchodzą w życie znaczące zmiany w sposobie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR).
To efekt nowego rozporządzenia Ministra Finansów, które ma na celu dostosowanie zasad księgowości do rosnącej cyfryzacji i wymogów raportowania podatkowego .
💡 Najważniejsze zmiany, które już obowiązują:
✅ Pełna elektronizacja PKPiR – księga musi być prowadzona wyłącznie w formie elektronicznej przy użyciu programu księgowego, a nie na papierze czy w prostym arkuszu Excel. Dane z PKPiR będą przekazywane fiskusowi w postaci ustrukturyzowanego pliku JPK_PKPIR.
✅ Nowy wzór PKPiR z dodatkowymi kolumnami – wzór księgi został rozszerzony. Wśród nowości są m.in.:
🔹 kolumna na numer faktury z KSeF,
🔹 kolumna na identyfikator podatkowy kontrahenta (NIP).
✅ Jasne terminy księgowania – wpisy do PKPiR muszą być dokonywane na bieżąco, a najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą.
❌ Paragony bez NIP już nie wystarczą – od 2026 r. nie można ujmować w PKPiR zakupów udokumentowanych paragonami bez NIP (np. zakupów materiałów biurowych czy środków czystości). Do ujęcia kosztu potrzebna jest faktura z NIP.
✅ Nowe zasady spisu z natury – spis można teraz potwierdzać tylko podpisem właściciela firmy lub wspólników (bez konieczności podpisów wszystkich uczestników spisu).
Dlaczego to ważne?
Te zmiany mają usprawnić prowadzenie księgowości, ułatwić kontrolę podatkową i poprawić jakość danych, które trafiają do administracji – szczególnie w kontekście pełnej cyfryzacji i integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).
W praktyce oznacza to:
- konieczność korzystania z nowoczesnego oprogramowania księgowego,
- bieżące uzupełnianie danych i terminowe przekazywanie plików JPK,
- bardziej szczegółowe ewidencje sprzedaży i zakupów.