Pracownik, który przebywa na zwolnieniu lekarskim powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy.
W momencie zaistnienia nagłych przyczyn, uniemożliwiających pojawienie się do pracy z powodu choroby, pracownik powinien niezwłocznie zawiadomić o tym pracodawcę, lecz nie później niż w drugim dniu nieobecności.
Według PIP sposobem informowania pracodawcy o nieobecności pracownika powinien zostać określony w wewnętrznych przepisach w pracy:
- osobiście,
- przez inną osobę,
- telefonicznie,
- za pomocą innego środka łączności (e-mail, SMS, drogą pocztową),
Jak wskazała Państwowa Inspekcja Pracy: „Nieprzekazanie pracodawcy informacji o nieobecności w pracy może być uznane za nieprzestrzeganie przepisów. W art. 108 Kodeksu pracy może się to wiązać z nałożeniem kary porządkowej”.
Według sądu niewywiązanie się z tego obowiązku wskutek winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa pracownika może stanowić ciężkie naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego wynikającego z art. 52 § pkt 1 Kodeksu pracy.